Welcome to PembicaraWahid.com

Direktori Pembicara Seminar dan Motivator Indonesia

PembicaraWahid.com

Stay Connected & Follow us

Simply enter your keyword and we will help you find what you need.

What are you looking for?

  /  Business   /  5 Cara Agar Pembicara Seminar Anda Tidak Melewati Sesi Waktu Yang Ditentukan

5 Cara Agar Pembicara Seminar Anda Tidak Melewati Sesi Waktu Yang Ditentukan

Menjaga agar pembicara Tidak Melewati Sesi Waktu Yang Ditentukan adalah tantangan yang umum bagi setiap event organizer, bahkan ketika sang pembicara hanya kelewatan sepersekian menit, hal itu bisa menimbulkan masalah dan kekacauan sepanjang event. Banyak pembicara mungkin merasa bahwa menjalankan slot waktu mereka adalah hal yang normal, atau bahkan lebih buruk lagi, mereka tidak dapat mengontrol waktu yang diberikan untuk mereka. Mereka tidak menyadari konsekuensi yang dapat ditimbulkan karenanya dpat berimbas pada jalannya keseluruhan sebuah event. Seorang pembicara yang antusias dapat terbawa suasana dan bahkan pembicara yang paling berpengalaman pun dapat berbicara melewati waktu yang ditentukan.

Meskipun sebagian besar pembicara menyukai kebebasan yang diberikan oleh event organizer, penting untuk sebuah event atau konferensi atau seminar secara keseluruhan untuk menjalankan setiap sesi sesuai jadwal. Jadi, apa sajakah cara yang dapat dilakukan untuk memastikan pembicara Anda tetap tepat waktu?

Penting untuk sebuah event atau konferensi atau seminar secara keseluruhan untuk menjalankan setiap sesi sesuai jadwal.

1. Komunikasikan kerangka waktu dengan jelas

Berapa lama Anda mengharapkan mereka untuk berbicara? Anda perlu mengkomunikasikan dengan jelas kepada pembicara Anda bagaimana jadwal acara akan bekerja, dan berapa lama Anda membutuhkan presentasi mereka agar mereka tidak melewati waktu yang ditentukan.

Jangan bersifat kabur di sini, berikan kerangka waktu yang sangat spesifik. Daripada mengatakan bahwa mereka dijadwalkan untuk berbicara selama 20 menit, berikan waktu yang Anda inginkan untuk memulai dan menyelesaikan presentasi mereka. Misalnya, “Presentasi Anda akan dimulai pada 10:05 dan harus berakhir pada 10:25.”

Tinjau waktu: ketika pembicara datang, tinjau kembali pengaturan waktu bersama mereka. Ini juga waktu yang tepat untuk membahas isyarat dengan mereka. Jika ada perubahan pada kerangka waktu: jelaskan dengan jelas di sini dan pastikan fleksibel untuk membuat perubahan yang diperlukan untuk beradaptasi.

Tepat sebelum pembicara naik ke atas panggung, tinjau bersama mereka berapa banyak waktu terakhir yang mereka miliki. Peringatkan mereka kode apa yang akan diberikan ketika mereka melewati sesi waktu mereka (misalnya Anda mengetuk gelas dengan lembut) – tetapi ingatlah untuk tetap profesional.

2. Perangkat ketepatan waktu

Pastikan posisi jam terlihat. Pastikan ruangan tempat event berlangsung memiliki semacam alat pencatat waktu. Jika memungkinkan, letakkan di atas panggung atau mimbar di mana pembicara dapat melihatnya dengan jelas. Bicarakan dengan pembicara sebelumnya tentang bagaimana mereka berencana untuk menjaga penyampaian materi mereka agar tepat waktu. Tanyakan kepada mereka teknik apa yang mereka rencanakan untuk digunakan, seperti apakah mereka memiliki jam tangan, atau alarm.

Berikan pembicara seminar Anda perangkat penunjuk waktu jika tidak ada dan jika tidak ada yang terlihat milikilah perangkat penunjuk waktu tambahan (seperti jam tangan atau timer kecil) yang tersedia jika pembicara Anda tidak memilikinya dan tidak ada jam di kamar atau di atas panggung.

3. Gunakan sinyal

Kontak Mata: bahkan pembicara yang paling berpengalaman pun dapat berlari atau melupakan sesi waktunya. Untuk sebuah event penting yang lebih informal, cobalah untuk menarik perhatian pembicara Anda dan beri tahu mereka dengan mengetuk pergelangan tangan Anda (ini cara paling umum) bahwa waktu mereka hampir habis atau sudah habis.

Isyarat yang Telah Ditentukan: beberapa event organizer menggunakan kartu isyarat untuk memberi isyarat kepada pembicara bahwa waktu mereka sudah habis. Pastikan Anda mengkomunikasikan kepada pembicara sebelum mereka naik ke panggung apa arti kartu isyarat, dan mereka harus memperhatikannya. Hindari menggunakan isyarat yang mengeluarkan suara (seperti bel, alarm, atau semacamnya) karena dapat mengganggu audiens.

Gunakan dua sinyal untuk transisi yang mulus tanpa cela, Anda dapat memberikan dua sinyal kepada pembicara, satu saat mereka harus mulai mengakhiri pembicaraan dan yang kedua saat mereka perlu mengakhiri pembicaraan. Perbedaan waktu antara kedua isyarat ini terserah Anda, tetapi sebagian besar pembicara membutuhkan setidaknya peringatan lima menit untuk dapat menyimpulkan materi yang mereka sampaikan sepanjang acara.

 

4. Pergi ke atas panggung

Dalam skenario kasus terburuk, pembicara akan mengabaikan kerangka waktu, mengabaikan sinyal, dan terus berbicara melewati “zona aman” (waktu tambahan atau ekstra) dari waktu presentasi mereka. Walaupun kelihatannya tidak nyaman, sebagai event organizer, Anda perlu mengambil tindakan.

Mulailah dengan berdiri dan perlahan bergerak ke arah panggung, yang terlihat oleh pembicara. Kemudian, jika pembicara tidak segera menyelesaikan pembicaraannya, Anda harus langsung berjalan  dan berdiri di samping pembicara. Kebanyakan pembicara akan menerima petunjuk dan berhenti berbicara. Namun, jika masih belum melakukannya, cara paling sopan untuk mengakhiri presentasi adalah dengan berterima kasih kepada pembicara dan menginformasikan kepada hadirin bahwa diskusi harus dilanjutkan di lain waktu. Anda bahkan dapat melunakkannya dengan menyarankan tempat dan waktu lain, seperti “setelah sesi terakhir hari ini di aula pertemuan utama”.

Sebagai event organizer, ini adalah tindakan penyeimbangan yang rumit antara menghormati pembicara, audiens, dan kebutuhan konferensi. Memastikan bahwa setiap sesi dan presentasi berjalan tepat waktu memastikan keadilan bagi semua pembicara dan membuat segala sesuatunya bergerak untuk audiens. Berkomunikasi secara efektif, memiliki alat yang tepat, dan memastikan bahwa Anda memiliki rencana cadangan jika terjadi kesalahan adalah beberapa cara untuk menjaga event Anda berjalan lancar.

Post a Comment