Welcome to PembicaraWahid.com

Direktori Pembicara Seminar dan Motivator Indonesia

PembicaraWahid.com

Stay Connected & Follow us

Simply enter your keyword and we will help you find what you need.

What are you looking for?

  /  Business   /  6 Tahapan Dalam Merancang Sebuah Event Yang Perlu Anda Perhatikan

6 Tahapan Dalam Merancang Sebuah Event Yang Perlu Anda Perhatikan

Banyak perusahaan memiliki kepentingan untuk mengadakan berbagai kegiatan dalam rangka menunjang image branding perusahaan dan pemasaran produknya (marketing event). Event itu bisa berupa kegiatan edukasi seperti webinar atau workshop, launching produk baru, dan sebagainya.  Sedikitnya terdapat 6 tahapan dalam merancang sebuah event yang perlu anda perhatikan. Ke enam tahapan tersebut adalah:

1. Menentukan Tujuan Event

Sebelum menyelenggarakan suatu kegiatan tentunya kita harus mengetahui tujuan dilaksanakannya kegiatan tersebut, apakah untuk edukasi, promosi, pelayanan pelanggan, sekedar hiburan, atau untuk tujuan lainnya. Hal ini harus dikomunikasikan dengan baik dan detil dengan pihak perusahaan yang kegiatannya akan kita kelola. Kita juga harus bisa mendapatkan informasi mengenai target partisipan yang dikehendaki perusahaan. Perusahaan pastinya tidak ingin mengeluarkan dana penyelenggaraan kegiatan secara sia-sia jika hasil yang diperoleh tidak sesuai dengan target yang ingin dicapai.

 

2. Menentukan Kemasan Event

Setelah mengetahui tujuan peyelenggaraan kegiatan, barulah kita bisa menentukan kemasan event yang tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan perusahaan. Dalam hal penyelenggaraan kegiatan yang terkait dengan pemasaran (marketing event), ada beberapa kemasan acara yang bisa dipilih, di antaranya:

  • Seminar & Workshop, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menginformasikan suatu topik atau mengajarkan suatu keterampilan
  • Exhibition (Pameran/Expo), yaitu kegiatan promosi barang dan jasa berupa presentasi teroganisir dan pemajangan produk
  • Product Lauch, yang dimaksudkan untuk mengenalkan suatu produk baru kepada publik
  • Conference, biasanya berupa pertemuan dalam jumlah besar untuk membahas topik tertentu
  • Leisure & Entertainment, yang lebih bersifat hiburan dan atau perjalanan wisata, seperti music, fun games, outbond, dan lain-lain
  • VIP Event, yaitu kegiatan yang menghadirkan pelanggan premium untuk memberikan pelayanan dan meningkatkan loyalitas pelanggan

 

3. Menyusun Detil Event

Langkah berikutnya dalam event management adalah menyusun secara detil konsep event yang akan diselenggarakan. Penyusunan detil event ini mengacu pada tujuan yang diinginkan oleh perusahaan penyelenggara. Dalam hal ini, penyusunan detil event bisa dibagi ke dalam 3 tahapan, yaitu:

Pra Event

Di tahap pra event kita menentukan

  • Lokasi event, apakah indoor atau ourdoor, di hotel berbintang, di restoran, di exhibition hall atau di ruang terbuka seperti lapangan.
  • Layout ruangan, yang bisa mengambil opsi theater, classroom, u-shape, round table atau standing participants.
  • Partisipan yang ingin dihadirkan oleh perusahaan penyelenggara, di mana sebaiknya kita ketahui dengan pasti jumlah yang diinginkan dan demografi partisipan yang dikehendaki, mulai dari usia, jenis kelamin, pekerjaan, tingkat pendidikan dan sebagainya.

Saat Pelaksanaan Event

Hal-hal yang perlu disiapkan saat pelaksanaan event di antaranya:

  • Pengisi acara, mulai dari MC, pemateri, hiburan pengisi waktu, hingga petugas-petugas lain yang dibutuhkan
  • Peralatan yang diperlukan, seperti meja dan kursi, LCD proyektor, sound system dan sebagainya
  • Rundown acara yang memuat secara detil rangkaian acara sejak mulai kegiatan hingga selesai berikut durasi dan petugas penanggungjawabnya.

Pasca Event

Berakhirnya suatu kegiatan bukan berarti tuntas sudah tanggung jawab penyelenggara kegiatan. Ada hal-hal yang perlu diperhatikan dan sering terlewat karena menganggap tanggung jawab pelaksana sudah selesai seiring dengan selesainya acara.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pasca event adalah:

  • Evaluasi tim kerja, dalam hal ini tim kerja membahas hal-hal yang terjadi selama kegiatan untuk dijadikan bahan evaluasi di kegiatan berikutnya
  • Ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan selama penyelenggaraan kegiatan, terutama para mitra strategis
  • Laporan kegiatan, utamanya jika kegiatan ini menggunakan dana dari pihak sponsor.

 

4. Menyusun Tim Kerja

Setelah seluruh detil event tersusun, barulah bisa ditentukan tim kerja yang akan dilibatkan untuk kelancaran kegiatan. Secara umum, ada 4 tim yang diperlukan, yaitu:

  • Tim Manajemen yang bertugas menangani pekerjaan administrative dalam keseluruhan tim kerja, seperti penyiapan proposal, surat menyurat, pengelolaan keuangan, pembuatan dan sebagainya.
  • Tim Marketing & Sales yang tugasnya menangani promosi dan publikasi event, bernego dengan pihak sponsor dan penjualan tiket jika memang event tersebut berbayar.
  • Tim Kreatif yang menangani keseluruhan desain acara, baik layout ruangan, pengisi acara, dekorasi panggung, dan segala pernik aksesoris yang diperlukan untuk kelancaran acara.
  • Tim Operasional yang bertugas mendukung kelancaran acara, seperti tim registrasi, operator laptop, MC, tim konsumsi dan tim penerima tamu.

 

5. Menyusun Anggaran Kegiatan

Setelah semua perencanaan matang, tahap berikutnya adalah menghitung anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Hitung secara detil kebutuhan dana kegiatan mulai dari sewa tempat, konsumsi, peralatan, pemateri, tenaga kerja yang terlibat, dan sebagainya. Jangan lupa untuk memasukkan profit bagi event organizer.

 

6. Menggandeng Mitra Strategis

Untuk mencukupi biaya pelaksanaan kegiatan, ada beberapa opsi yang bisa dipilih

  • Sponsor Tunggal
  • Sponsor Utama
  • Sponsor Pendukung
  • Sponsor Sukarela

 

Tahukah anda jika memposting di PembicaraWahid.com maka anda langsung terhubung dengan ribuan pembicara??

Setiap hari kami menghubungkan masyarakat seperti Anda untuk mendapatkan calon pembicara yang tepat untuk kebutuhan seminar, konferensi atau building team building.

Hubungi pembicara seminar untuk event Anda. Event anda akan di tambahkan ke dalam job board kami yang langsung terlihat oleh pembicara-pembicara nasional kami. Berikan informasi selengkap mungkin agar pembicara kami bisa memberikan penawaran yang tepat.

Post a Comment