7 Hal Yang Dapat Disiapkan Seorang Pembicara Seminar dan Workshop

Sebuah seminar bisnis sering kali menghadirkan pembicara sebagai narasumber. Narasumber yang dipilih umumnya memiliki pengalaman, keahlian atau profesi tertentu yang dianggap mampu memberi wawasan, ilmu dan pengetahuan kepada audiens yang hadir.

Ketika seseorang dihubungi oleh panitia acara dan diminta sebagai pembicara seminar, pastikan ia melakukan berbagai persiapan dengan baik. Orang bijak mengatakan “Barang siapa yang tidak melakukan persiapan, berarti ia sedang mempersiapkan kegagalan”. Tentu kita tidak ingin gagal bukan?

Lantas, persiapan apa saja yang harus dilakukan para pembicara seminar dan workshop agar tampil prima di depan audiens? 7 Hal di bawah ini mungkin dapat memberikan gambaran kepada anda:

1. Tanyakan detail 5W + 1H

Slogan ini ternyata bukan sekedar prinsip dasar ilmu jurnalistik. Namun bisa diterapkan dalam mendeskripsikan suatu hal secara detail. Tanyakan kepada panitia beberapa hal berikut ini:

• Apa acara dan temanya?
• Kapan hari, tanggal dan waktu pelaksanaan?
• Di mana tempat dilaksanakan acara?
• Siapa saja yang akan hadir sebagai audiens?
• Bagaimana format pelaksanaan acara? Apakah pembicara melakukan presentasi atau live talkshow? Jika presentasi berapa lama durasinya?

2. Tidak perlu sungkan menanyakan fee

Tidak masalah jika seseorang tidak meminta bayaran atas kehadirannya dalam suatu acara. Namun, jika anda ingin dihargai atas waktu, tenaga, pemikiran, biaya transportasi, penampilan fisik yang anda persiapkan untuk menjadi pembicara seminar, maka tanyakan berapa nominal fee yang akan anda terima. Tidak perlu malu!

Ada baiknya masalah fee ini clear di depan. Beberapa pembicara atau public speaker menentukan kebijakan beragam dalam menentukan fee pembicara seminar dan workshop. Ada beberapa pertimbangan seperti siapa penyelenggaranya, bagaimana konsep acara, berapa banyak audiens yang hadir, apakah audiens yang hadir membayar tiket atau gratis, berapa jauh lokasi acara dari tempat tinggal, dan apa saja detail materi yang harus disiapkan.

Semakin kompleks kebutuhan, seorang public speaker akan mengajukan budget fee yang lebih tinggi. Ingat, komunikasikan hal ini dengan panitia jauh hari sebelum acara. Panitiapun juga akan mengukur, apakah budget yang diajukan sesuai dengan anggaran yang mereka siapkan.

3. Meminta TOR (Term of Reference)

Sebelum mulai menyiapkan materi, mintalah pada panitia TOR (Term of Referense) yakni referensi topik yang dibahas oleh pembicara. TOR ini mencakup rincian materi yang diinginkan panitia untuk dibahas pada acara tersebut. Minta TOR ini jauh- jauh hari, agar mempersiapkan materi seminar dan workshop dapat dilakukan dengan baik dan terstruktur.

4. Slide presentasi

Slide presentasi ini dibutuhkan ketika seorang public speaker diminta untuk mempresentasikan materi di depan audiens. Tanyakan pada panitia berapa lama durasi yang disediakan untuk membawakan materi tersebut. Salah satu aturan presentasi dikenalkan oleh Guy Kawasaki melalui rules 10/20/30. Jika acara berformat talkshow, seorang pembicara bisa menyiapkan slide power point sederhana. Siapa tahu dibutuhkan, slide presentasi ini bisa ditampilkan.

Setelah slide presentasi dibuat, jangan lupa untuk menduplikasinya ke flash disk atau cloud computing (drop box, google drive, dsb) untuk segala kemungkinan buruk yang terjadi (file terhapus tanpa sengaja). Jika menjadi pembicara suatu workshop yang memerlukan demonstrasi, siapkan alat dengan baik. Dan jika membutuhkan asisten peraga, maka hubungi dan lakukan briefing dengan asisten jauh sebelum hari H.