Need help? Contact Us! 0812-6988-6575
Advanced
Search
  1. Home
  2. 7 Tips Agar Event Organizer Anda Terhindar Dari “Malapetaka”
7 Tips Agar Event Organizer Anda Terhindar Dari “Malapetaka”

7 Tips Agar Event Organizer Anda Terhindar Dari “Malapetaka”

  • October 5, 2021
  • 33 Likes
  • 1027 Views
  • 4 Comments

Apakah Anda pernah merasa seperti Anda telah melupakan sesuatu yang penting? Sebagai Event Organizer, Anda memiliki 1001 hal yang perlu diingat selama event Anda berlangsung. Hal-hal besar seperti “siapa yang perlu berada di mana?” dan “apa yang terjadi selanjutnya?” adalah salah satu dari banyak hal yang harus Anda ingat.

Bahkan masalah kecil dapat berubah menjadi malapetaka besar jika tidak dikelola dengan cepat dan se-efisien mungkin. Saat masalah muncul, Anda mungkin berharap telah memikirkan solusinya agar segera diperbaiki saat itu juga. Dalam artikel ini, kami ingin berbagi kepada Anda tentang beberapa saran terbaik mengenai cara menjalankan sebuah event dengan fantastis.

 
” Jangan sampai Anda berakhir pada kalimat “Andai Saya Memikirkan Itu” ketika semuanya dirasa sudah terlambat..”

Tips 1: Bersiaplah.

Pastikan Anda SELALU membawa barang-barang berikut di samping Anda selama event berlangsung : lakban, gunting, spidol, kertas, tampon, peniti, dan pembalut luka. Anda tidak pernah tahu kesalahan apa yang mungkin terjadi dan kapan waktunya, serta siapa yang akan mengalami keadaan darurat yang dapat mengganggu jalannya event Anda. Spidol dan kertas dapat membuat tanda darurat jika petunjuk arah di sekitar tempat tersebut kurang jelas. Misalnya, jika seorang panelis mendapat potongan kertas yang buruk tepat sebelum dia seharusnya naik ke panggung, Anda bisa langsung memperbaikinya. Jika moderator panel Anda tiba-tiba datang bulan, Anda dapat segera mengatasinya. Anda tidak perlu berubah menjadi kotak P3K atau sebuah kardus berjalan, tetapi Anda akan terkejut melihat bagaimana mengingat sesuatu yang sangat kecil dapat membuat perbedaan besar pada event Anda.

Tips 2: Luangkan waktu untuk persiapan dan pengarahan.

Pastikan Anda telah mengingatkan semua pembicara dan moderator Anda beberapa hari sebelum event berlangsung tentang jam berapa mereka akan hadir, dan apa yang Anda harapkan dari mereka. Meskipun Anda telah memberi pengarahan sebelumnya, memastikan informasi untuk kedua kalinya dapat memperkuat ekspektasi Anda, dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Tips 3: Tes 1, Tes 2, Tes 3

Pastikan Anda menguji semua perlengkapan audio dan video acara Anda beberapa kali sebelum event berlangsung. Meskipun Anda pernah mengujinya sekali sebelumnya (atau telah menggunakannya beberapa kali), tes kedua tidak ada salahnya. Selain itu, pastikan peralatan Anda memiliki semua kabel dan konverter yang berlaku. Jika salah satu penyaji Anda akan menggunakan Mac, dan sistem lokal Anda tidak dapat menanganinya karena hanya ada kabel VGA dan tidak ada konverter yang tersedia, Anda dan presenter event akan dibiarkan berebut.

 

Tips 4: Ingatkan orang apa yang mereka lakukan _ hingga beberapa kali.

Meskipun Anda telah mengatakan sesuatu, itu tidak menjamin bahwa apa yang Anda katakan akan selalu diingat. Anda bekerja dengan banyak orang, mulai dari pembicara hingga penjaga keamanan, dari dukungan teknis hingga fotografer, dan Anda harus menjelaskan dengan mereka tentang peran apa yang mereka mainkan dalam event Anda. Pastikan Anda telah mengingatkan semua orang setidaknya dua kali sebelum event dimulai tentang apa yang Anda harapkan dari mereka.

Tips 5: Keluarkan perlakuan VIP.

Jika Anda ingin pembicara hebat kembali ke event Anda: perlakukan mereka dengan baik. Pembicara terpenting Anda adalah VIP Anda, dan Anda perlu sedikit berhati-hati dan upaya ekstra untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda menghargai kehadiran mereka di sana. Hal-hal kecil seperti mengirim sopir untuk antar-jemput sang pembicara, makan siang pribadi setelah event berlangsung, memberi mereka pintu masuk dan keluar terpisah untuk menghindari terlalu banyak tekanan, dan mengirimkan tanda terima kasih kecil setelah mereka mengisi event Anda (misalnya sebuah hampers). Perhatian Anda pada detail dapat membuat perbedaan besar pada apakah mereka ingin bekerja dengan Anda saat Anda mengundang mereka ke salah satu event Anda di lain waktu.

Tips 6: Pandangan yang berlawanan membuat diskusi panel menjadi menarik.

Percayalah, “panel satu sisi” tidak bisa disebut sebagai sebuah panel, karena itu lebih mirip seperti sebuah presentasi kelompok. Panel yang bagus berfungsi seperti papan jungkat-jungkit, dimana terdapat pandangan berlawanan di sana. Jika semua opini berpihak pada satu sisi, itu tidak akan berhasil, dan tidak akan pernah benar-benar menarik bagi audiens. Pastikan Anda menghadirkan panelis yang terinformasi dengan baik, dan moderator hebat yang mengetahui topik dengan baik, dan yang akan memicu diskusi yang memukau dan menghasilkan ide.

Tips 7: Tidak ada salahnya mengajak media.

Jika Anda berada dalam bisnis berbagi ide-ide besar, maka Anda akan membutuhkan pers yang hebat. Pastikan Anda telah mengatur kemitraan media dan mengundang anggota pers yang ditargetkan beberapa kali. Ini akan memastikan acara Anda mendapat liputan. Jika tidak, ide akan mengering begitu event Anda selesai, seolah-olah tidak pernah ada ide di sana.

Salah satu keterampilan yang dimiliki oleh event organizer terbaik adalah kemampuan mereka untuk berpikir dan menyelesaikan masalah dengan cepat saat muncul, tetapi bersiap dan memiliki komunikasi yang baik dapat menyelesaikan banyak masalah sebelum berdampak negatif pada event Anda.

  • Share:

4 Comments

  •  1 year ago

    right

  •  2 years ago

    Consectetur adipisicing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliquaenim admei minimiamaci quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip.

  •  2 years ago

    Sed quia consequuntur magni dolores eos qui ratione voluptatem sequi nesciunt. Neque porro quisquam est, qui dolorem ipsum quia dolor sit amet, consectetur, adipisci velit, sed quia non numquam eius modi quaerat voluptatem.

    •  2 years ago

      Consectetur adipisicing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magnaism aliquaenim admei minimiamaci quis nostrud exercitation ullamco.

Leave Your Comment